デジタルツール監査

これは何か

これは、使用しているプログラム、サービス、アクセス権、統合の定期的な確認です。チームはメリット、セキュリティ、使いやすさ、コスト、機能の重複を確認します。このプラクティスは、インフラストラクチャが偶発的に拡大する状況を解決します。つまり、異なる部署が類似のツールを購入し、データがシステム間で分散し、従業員が適切な作業場所を探すのに時間を浪費する状況です。

役立つとき

• 従業員が同じタスクに複数のサービスを使用し、最新情報がどこにあるのか理解していません。
• サブスクリプションの費用が増えているのに、予算責任者はどのツールが本当に必要か把握できていません。
• 新入社員がアクセス権を集めるのに時間がかかり、業務システムについて矛盾した指示を受けています。
• チームが、サービス間の手動データ移送による業務の遅さに不満を感じています。
• 新しいツールの導入後も、明確な理由なく古いシステムが稼働し続けています。

始め方

1. 1 チームが利用しているすべての業務サービス、サブスクリプション、社内システムのリストを収集してください。
2. 2 各ツールのオーナーを任命してください。支払い、アクセス管理、今後の使用判断を行う担当者です。
3. 3 各主要ツールのメリット、使いやすさ、使用頻度、問題点について、ユーザーに簡単なサーベイを実施してください。
4. 4 機能の重複、不要な手動データ移送、アクティブなオーナーがいないツールを特定してください。
5. 5 最初の決定を合意してください。何を残し、何を統合し、どこでアクセスを制限し、ツール選択のルールをどのように定めるか。

よくある間違い

• サブスクリプションのコストだけを確認し、業務上のメリット、セキュリティ、業務速度への影響を見ないことです。
• データ移行計画、ユーザー教育、明確な停止期限なしにツールを削除することです。
• オーナー不在のシステムを放置し、アクセスや設定に関する決定が再び場当たり的になることです。
• 監査を一度だけ実施し、デジタルツールセットの定期的な見直しルールを定めないことです。