プラクティスのナレッジベース
ミーティングのルール / ノーミーティングブロック
ミーティングのルールは、すべての会議に最低限の基準を設け、ミーティングのない時間を保護することで、チームが成果のないミーティングに時間を浪費するのを減らします。
ドキュメントのセクション
これは何か
これは、チームが行うミーティングの種類、その目的、結果の記録方法に関する合意事項のセットです。通常、ルールには目的、アジェンダ、オーナー、タイムキープ、決定事項、次のステップが求められます。ノーミーティングブロックは、会議のない保護された時間を追加し、人々がディープワークに集中できる時間を確保します。このプラクティスは、カレンダーがミーティングで埋め尽くされているにもかかわらず、決定事項が失われたり先送りされたりする場合に効果を発揮します。
役立つとき
- ミーティングがアジェンダなしで行われ、参加者がなぜ呼ばれたのか理解できない場合。
- ミーティング後、決定事項、次のステップのオーナー、明確な期限が存在しない場合。
- カレンダーによって1日が細切れにされ、集中力を必要とする作業が困難になる場合。
- チームが、問題を文書で解決する代わりに、決定を新たなミーティングに持ち越しがちな場合。
- マネージャーが定例の同期による疲労を感じているものの、どのミーティングを削減できるか見極められない場合。
始め方
- 1 定例ミーティングをリストアップし、各ミーティングの目的、オーナー、参加者、期待される成果を明確にします。
- 2 明確な目的、決定事項、必須参加者が存在しないミーティングは、削除するか一時的に停止します。
- 3 残った各ミーティングにオーナーを割り当てます。オーナーはアジェンダを準備し、時間を管理し、結果を文書化します。
- 4 ルールを明文化します。目的、アジェンダ、そして決定または議論すべき明確な内容がない場合、ミーティングは開催されません。
- 5 週に数時間をノーミーティングブロックとして指定し、明示的な例外を除き、その時間帯には定例会議を入れないようにします。
期待される効果
チームは成果の出ないミーティングが減り、複雑な作業のためのまとまった時間が増えます。マネージャーは、どの会議が実際に意思決定を促進し、どの会議がただの忙しさを生み出しているだけかを容易に見抜けるようになります。
よくある間違い
- ミーティングを完全に禁止すること。アジェンダとオーナーが存在する場合、同期的な方が速やかに解決できる問題もあります。
- ルールのオーナーを決めずに放置すること。そうすると、アジェンダや結果が再び個人の習慣に戻り、チームの標準として定着しなくなります。
- ノーミーティングブロックを、顧客や業務との緊急の調整が必要な役割にとって過度に厳しく設定してしまうこと。
- 決定事項を異なるチャットや文書に点在させてしまうこと。参加者は、何に合意したのかをすぐに見失ってしまいます。
さらに詳しく読む
- 書籍：Cal Newport『Deep Work』
- 書籍：Patrick Lencioni『Death by Meeting』
- レポート：Microsoft Work Trend Index、ミーティング過多と労働時間の断片化に関するデータ
FAQ
このプラクティスのオーナーは誰が適任ですか？
通常はチームのマネージャーか業務オーナーが開始します。その人がルールを設定しますが、個々のミーティングにはそれぞれオーナーを立て、そのオーナーがアジェンダと結果に責任を持ちます。
全社的な大規模なポリシーがなくても始められますか？
はい。まず1つのチームから始めます。定例会議を見直し、アジェンダを必須とし、会議のない時間を数時間確保します。そのルールが効果的であれば、拡大は容易です。
ミーティングの中止に抵抗がある場合はどうすればよいですか？
一度にすべてを中止しないでください。そのミーティングでどのような決定がなされ、誰がその結果を活用するのか尋ねてみましょう。答えがなければ、その議題を文書化して共有する形に切り替えるか、1サイクルの間停止してみてください。
このプラクティスが機能しているかどうかは、どう判断しますか？
実務上の兆候を観察します。同じ議題で繰り返しミーティングを行うことが減り、決定事項のオーナーが明確になり、カレンダーにまとまった時間が増え、成果の出ない会議への不満が減ることです。