プラクティスのナレッジベース
プレボーディングチェックリスト
プレボーディングチェックリストは、新入社員の初日までに、書類、アクセス権、機器、職場、最初のメッセージを準備するのに役立ちます。
組織
preboarding-checklists
ドキュメントのセクション
これは何か
これは、オファー承諾から従業員の初日までの間のアクションリストです。誰が書類、機器、アクセス権、職場、そして最初のコミュニケーションを準備するのかを示します。このプラクティスは、インフラの不整合による新入社員の待機時間を解消し、初期の緊張を軽減します。
役立つとき
- 新入社員が初日にノートパソコン、アクセス権、または職場を待っている場合。
- HR、マネージャー、ITが、従業員のスタートを誰が準備するかについて異なる理解をしている場合。
- オファー後の候補者が、入社までに明確なメッセージを受け取ることがほとんどない場合。
- 初日が仕事の習熟ではなく、組織的な問題に費やされることが多い場合。
- 準備のミスが採用のたびに繰り返される場合。
始め方
- 1 初日までの準備を調整するチェックリストのオーナーを選びます。
- 2 項目を役割ごとに分けます：HR、マネージャー、IT、オフィス、または管理者。
- 3 必須アクションを定めます：契約書、アクセス権、機器、職場、歓迎メール、そして初回のミーティング。
- 4 直近の採用でチェックリストをテストし、機能しなかった項目を記録します。
- 5 新入社員の入社後にテンプレートを更新し、不要なものを削除し、不足していたものを追加します。
期待される効果
新入社員はより早く基本的な就業条件を整え、担当チームはチャットで同じ確認を繰り返すことが減ります。マネージャーは事前に出社準備状況を確認でき、インフラを待たずに最初のタスクを計画できます。
よくある間違い
- チェックリストが1人の手元にあり、項目を実行する人に見えていません。
- リストにHR書類だけを含めて、アクセス権、機器、最初の業務連絡先を忘れています。
- 項目にオーナーが割り当てられていないため、誰かがやってくれると皆が思っています。
- 実際の入社後にテンプレートが見直されず、過去のミスが繰り返されます。
さらに詳しく読む
- 書籍：Michael D. Watkins著『The First 90 Days』
- 調査：SHRM Foundation『Onboarding New Employees』
FAQ
プレボーディングチェックリストのオーナーは誰が務めるべきですか？
通常、オーナーはHRまたはPeopleチームにいますが、項目はさまざまな役割が実行します。リスト全体を見渡し、事前に準備状況を確認する1人のコーディネーターを任命することが重要です。
専用のHRシステムなしで始められますか？
はい。開始するには、共有ドキュメント、スプレッドシート、またはタスクトラッカーのタスクで十分です。重要なのは、各項目にオーナー、確認期限、明確なステータスがあることです。
チェックリストの初版には何を含めるべきですか？
書類、機器、アカウント、アクセス権、職場、歓迎メッセージ、初日のスケジュール、そしてマネージャーやチームとの初回ミーティングを含めてください。
このプラクティスが機能しているとどう判断できますか？
新入社員が初日にアクセス権と明確なスケジュールを持って出社しているか、またHR、IT、マネージャー間の緊急の手動リクエストが減っているかを確認します。