プラクティスのナレッジベース

プロセスマッピング

プロセスマッピングは、業務プロセスを入口から成果物まで可視化し、各段階、合意形成、責任者、ロス発生箇所を示します。

組織チーム process-mapping

ドキュメントのセクション

これは何か

プロセスマッピングとは、プロセスを図式化した説明で、手順、インプット、アウトプット、役割、判断ポイント、チーム間の引き継ぎ、チェックポイントを含みます。このプラクティスは、実際に業務がどのように行われるべきかについての異なる解釈を排除するのに役立ちます。特に、プロセスが一部の人の頭の中だけに存在し、そのために遅延、重複作業、または責任範囲のあいまいさが発生している場合に有効です。

役立つとき

チームが手順や承認ルールについて異なる理解を持っている場合。
次のアクションの明確な担当者がいないまま、作業が部門間で頻繁に滞る場合。
ボトルネック、不要なチェック、または繰り返しの手作業を特定する必要がある場合。
組織がプロセス変更、自動化、または新システム導入を準備している場合。

始め方

1 明確な開始と終了がある具体的なプロセス（例：リクエスト処理やクライアントオンボーディング）を選びます。
2 主要な役割の参加者を集め、理想ではなく実際の業務の流れを記録します。
3 各ステップにおけるインプット、アウトプット、意思決定、責任の引き継ぎ、期待値、使用ツールを記します。
4 遅延、重複、担当者の不明確さ、管理上の価値がないステップを見つけます。
5 目標とするフロー図、プロセスオーナー、および検証期限付きの直近の変更点を合意します。

期待される効果

チームは、プロセスについて議論するための共通言語を手に入れ、時間、品質、責任がどこで失われているかを迅速に把握できます。マネージャーは、実際の業務の全体像に基づいて、役割の再分配、承認手続きの簡素化、自動化に関する意思決定を行うことができます。

よくある間違い

実際のプロセスではなく理想的なプロセスを描いてしまい、遅延の真の原因を見失うこと。
プロセスオーナーや改善期限、結果の検証なしに図を作成するだけで終わらせること。
マップを詳細にしすぎて、誰も使わない文書にしてしまうこと。
隣接するチームを含めないこと。主なロスがそれらのチーム間の引き継ぎで発生しているにもかかわらず。

さらに詳しく読む

Geary A. Rummler、Alan P. Brache著『Improving Performance：How to Manage the White Space on the Organization Chart』
Michael Hammer、James Champy著『Reengineering the Corporation』
Object Management Group — Business Process Model and Notation (BPMN) specification

FAQ

BPMNのような特別な表記法は必要ですか？

最初の試行では、通常、手順、判断、役割、引き継ぎを含むシンプルな図で十分です。BPMNは、自動化やシステム間統合のためにプロセスを正式に記述する必要がある場合に役立ちます。

プロセスマップは誰が管理すべきですか？

プロセスオーナーを任命し、その人がマップの最新性と変更に責任を持つようにするのが最善です。データ自体は、実際に各段階で業務を遂行している人々の参加を得て収集すべきです。

プロセスマップが効果をもたらしたかどうかは、どのように判断できますか？

このプラクティスが有効だったと言えるのは、その後に具体的な決定がなされた場合です。すなわち、不要なステップが削除された、担当者が任命された、待ち時間が短縮された、または自動化の要件が定義されたなどです。