プラクティスのナレッジベース
リモートファースト会議プロトコル
リモートファーストの会議プロトコルは、オフィス参加者とリモート参加者の双方にハイブリッド会議を等しく参加しやすくします。全員が統一ルールに従い、各自の音声、ビデオ、共有画面で接続します。
ドキュメントのセクション
これは何か
これは、少なくとも1名の参加者がリモートで働く会議のためのチームプロトコルです。チームは、そのような会議を全員にとってリモートであるかのように設計します。各自が個人のマイクを使って話し、共有画面を見て、共通のチャットと議論への参加ルールを同じにします。このプラクティスは、オフィス側のメンバーが、リモートの同僚が参加する前に静かに素早く決定を下してしまう問題を解消します。
役立つとき
- リモートの参加者は、会議中ではなく、会議後に決定を知る。
- オフィスの同僚がマイクを使わずに話し合うため、リモートの参加者は会話の流れを追うのが難しくなる。
- ハイブリッド会議は、チャットでの再確認に終わることが多い。
- チームの一部は、議論が会議室を中心に進むために、発言の機会が少なくなる。
- マネージャーは、リモートの従業員の発言権を失うことなく、ハイブリッド形式を維持したいと考えている。
始め方
- 1 1つのルールを選びましょう：会議にリモートの参加者がいる場合、全員が自分のデバイスから共通のビデオ通話に接続します。
- 2 発言の順番やチャットを管理し、決定がマイクを通じて明確に発言されるようにするモデレーターを任命しましょう。
- 3 最小限のセットを決めましょう：個人のマイクまたはヘッドセット、可能であればカメラオン、共有画面、そして共通のメモ用ドキュメントです。
- 4 新しいプロトコルで定例の会議を1回実施し、リモートの参加者に、参加が難しかった点を個別に尋ねましょう。
- 5 会議後に、決定事項、担当者、次のステップが、全参加者がアクセスできる一か所に記録されていることを確認しましょう。
期待される効果
チームは、オフィス内だけで交わされる見えない合意のリスクを減らします。決定は共通のチャネルで発言され、質問は一つのキューに並び、次のステップは全員に共有されます。マネージャーは、議論から外れてしまった人に気づきやすくなり、決定が下される前にその参加者を会話に戻すことができます。
よくある間違い
- 会議室に共用マイクを1つだけ置く：リモートの参加者は、オフィスの同僚が互いに聞こえるよりも、部屋の音を聞き取りづらくなる。
- カメラをオンにすることだけを主なルールと考える：より重要なのは、聞き取りやすい音声、共有画面、明確な発言の順番です。
- モデレーターを任命しないこと：オフィス側のメンバーがすぐに自分たちだけで話し始めてしまう。
- リモート参加者がいない短時間のオフィスでの会話にまで、このプロトコルを適用してすべての会議を行うこと。
- 決定を文書で記録しないこと：リモートの参加者は再び会議後の口頭伝達に頼ることになる。
さらに詳しく読む
- 書籍：Jason Fried、David Heinemeier Hansson『Remote：Office Not Required』
- 書籍：Lisette Sutherland『Work Together Anywhere』
- レポート：Microsoft Work Trend Index、ハイブリッドワークに関する資料
- ドキュメント：Google re:Work、分散チームに関する資料
FAQ
誰がプロトコルのオーナーになるべきですか？
通常は会議のオーナーが担当します。それはマネージャー、ファシリテーター、または議論を招集する人です。その人が事前にフォーマットを設定し、モデレーターを任命し、決定が共通のチャネルで発言され、記録されるようにします。
新しい機材なしで始めることはできますか？
はい、参加者が個人のデバイス、ヘッドセット、安定したビデオ通話を持っている場合です。会議室からの音声が悪いままであれば、部屋にいる全員が個人のマイクやヘッドセットを使うことから始めましょう。
オフィスの参加者が同じ通話に参加することを不便に感じる場合、どうすればよいですか？
職場での実用的な理由を説明します：このルールは形式的なものではなく、決定の質を守るためのものです。決定が行われる会議や、議論の多い問題を扱う会議から始め、数回繰り返した後にフィードバックを集めてください。
このプラクティスが機能しているかどうかは、どうすればわかりますか？
業務上の兆候を見てください：会議後の確認が減り、リモートの参加者が議論中により頻繁に質問し、決定事項と担当者が通話終了前に共有ドキュメントに現れるようになります。