構造化された退職面談

これは何か

これは、退職する従業員と、あらかじめ決められたテーマ（役割、マネージャー、プロセス、文化、報酬、退職理由）に沿って対話を行う統一プロセスです。このプロセスは、個人の記憶にのみ残り、経営判断に反映されない断片的な説明の問題を解決します。このプラクティスは、従業員が機密性を信頼し、会社がデータをどのように活用するかを理解している場合に、より効果的に機能します。

役立つとき

• 従業員が退職するものの、退職理由が異なる形式で記録されるか、まったく記録されません。
• HRとマネージャーが、問題が報酬、役割、マネジメント、労働条件のいずれにあるのかについて議論します。
• レポートでは退職プロセスの質が低いと繰り返し指摘されますが、具体的にどこでプロセスが機能していないかのデータがありません。
• 会社が、チーム、役割、期間ごとに退職理由を比較したい場合。
• 退職する従業員が重要なフィードバックを提供するものの、最終面談後にそれが失われてしまいます。

始め方

1. 1 プロセスのオーナーを選定してください。通常は、テンプレートを管理し回答を集約するHRまたはピープルパートナーが担当します。
2. 2 役割、マネージャー、プロセス、文化、報酬、退職理由、業務引き継ぎという、簡潔なテーマリストを1つ作成してください。
3. 3 退職決定後、最終出勤日より前の、従業員がまだ詳細を伝えられるタイミングで面談を設定してください。
4. 4 回答を、面談担当者の評価コメントを加えずに、統一された形式で記録してください。
5. 5 最初の数回の面談を確認し、オーナーとの個別検討が必要な繰り返し出現するテーマを特定してください。

よくある間違い

• 面談を形式的に行い、回答を共通のフォーマットで記録しないこと。
• 会社が話し合ったり実行したりする用意のない変更を従業員に約束しないこと。
• マネージャーに個人の具体的な発言を、従業員がプロセスへの信頼を失う形で伝えないこと。
• 退職が既に決定している場合に、面談と引き留めの試みを混同しないこと。
• データを収集しても、組織レベルで繰り返し出現するテーマを見直さないこと。