プラクティスのナレッジベース
自動化イニシアチブ
このプラクティスは、繰り返し発生する手作業を特定し、それをデジタルツール、テンプレート、または統合に置き換えることで、定型業務に費やす時間を削減します。
ドキュメントのセクション
これは何か
自動化イニシアチブとは、頻繁に繰り返され、エラー、滞留、遅延を引き起こす手作業を特定するための管理プロセスです。チームはその作業の手順を記述し、適切な自動化の方法を選択し、成果のオーナーを任命します。このプラクティスは、すでに明確なプロセスがある場合に有効です。混沌とした作業は、まず手順に分解する必要があります。
役立つとき
- 従業員が同じデータをスプレッドシート、フォーム、またはシステム間で手動で転送している。
- リクエスト、承認、またはレポートが停滞するのは、次のステップが手動のリマインダーに依存しているためです。
- コピー、ステータス確認、定型ドキュメントの作成など、同じ操作でエラーが繰り返し発生します。
- チームが異なるバージョンのファイルを使用しており、最新の情報がどこにあるか分からない状態です。
- ITツールはあるものの、一部の作業が依然として個人チャットや手動の回避策で進められています。
始め方
- 1 手作業が誰の目にも明らかで、タスクの進行を頻繁に妨げている繰り返しプロセスを一つ選んでください。
- 2 プロセスの手順を記述してください。誰が開始するか、どのデータが必要か、どこで待ちが発生するか、誰が結果を受け取るかを明確にしてください。
- 3 テンプレート、フォーム、通知、統合、または現在のツール内のルールで置き換え可能な操作を特定してください。
- 4 自動化のオーナーを任命し、最初の実行後に成果の品質を誰が確認するかを合意してください。
- 5 一つのチームで短いシナリオをテストし、どの手動ステップが不要になり、どれがまだ残っているかを記録してください。
期待される効果
このプラクティスにより、手作業の繰り返しを減らし、データ転送時のエラーリスクを低減し、追加の確認なしに作業状況を可視化できます。マネージャーはボトルネックをより容易に把握でき、チームはルールに従って既に実行可能な操作への注意を減らせます。
よくある間違い
- 整理されていないプロセスを自動化してしまいます：ツールは混乱を解消するどころか、すぐに固定化してしまいます。
- 一度にあまりに広範囲な部分を対象とし、長期化する導入によりユーザーの支持を失ってしまいます。
- 自動化のオーナーを任命しないため、障害や例外が未解決のまま残ってしまいます。
- 手動作業を、その操作自体よりも多くのメンテナンスを要する複雑なツールで置き換えてしまいます。
- 開始前にアクセス権限とデータ品質を確認しないため、自動化が不完全または誤った結果をもたらします。
さらに詳しく読む
- 書籍：James P. Womack, Daniel T. Jones『リーン・シンキング』
- 書籍：Michael Hammer, James Champy『リエンジニアリング・ザ・コーポレーション』
- ドキュメント：Microsoft Power Automate、クラウドフローと承認
- ドキュメント：Zapier、自動化の基本とワークフロー
FAQ
このようなイニシアチブは誰が始めるべきですか？
通常は、プロセスマネージャーやオペレーションオーナーが開始します。なぜなら、繰り返し発生する遅延を認識しており、作業ルールを調整できるからです。ITは手順と問題の記述後に関与させるのがよいでしょう。
新しいシステムなしで始めることはできますか？
はい。最初のステップは、多くの場合、既存のツール内でテンプレート、フォーム、一元化された保存場所、または通知設定を通じて実行できます。新しいシステムは、現在の手段で繰り返し発生するシナリオに対応できない場合にのみ必要です。
自動化が機能しているかどうかは、どのように判断すればよいですか？
手動のデータ転送、繰り返しの確認、次のステップの待ち時間が減ったかを確認してください。速度だけでなく、依然として手動介入が必要な例外の数にも注目することが重要です。
従業員が抵抗する場合、どうすればよいですか？
変更によってどのような手作業がなくなるのかを具体的に示し、エラーや例外のための明確な窓口を残してください。ツールが単に管理のための管理を追加するわけではないと理解することで、抵抗はしばしば減少します。